Dans une société où le zéro papier tend à devenir la norme !
Dans une société où les outils technologiques sont de plus en plus nombreux à offrir cette possibilité !
Il est intéressant de s’interroger, dans le cadre des deux formes de sociétés les plus courantes que sont la SAS ou la SASU et la SARL ou l’EURL, à la dématérialisation des comptes annuels.
Qu’est-ce que les dirigeants de sociétés ou leurs mandataires dans le cadre de l’approbation et du dépôt des comptes annuels sont autorisés à faire ?
I. CONVOCATION ELECTRONIQUE DES ASSOCIES
- SARL
L’article R223-20 al.1 du Code de Commerce pose le principe suivant :
Chaque associé doit être convoqué au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale par lettre recommandée.
Ce délai est réduit à huit jours en cas de décès du gérant.
Depuis un décret n°2015-545 du 18 mai 2015, codifié à l’alinéa 2 de l’article R223-20 du Code de Commerce :
La CONVOCATION ELECTRONIQUE DES ASSOCIES est AUTORISEE sous réserve du consentement préalable des associés.
Point de vigilance :
L’article R.223-20 du Code de Commerce exige que le consentement préalable de chaque associé à cette convocation électronique soit obtenu au plus tard 20 jours avant la date fixée pour l’Assemblée Générale.
Cette soumission ou demande peut être faite par voie postale ou électronique. Chaque associé peut répondre soit par lettre RAR soit par voie électronique.
Le défaut de réponse entraîne l’obligation d’un envoi postal.
En outre, et à toutes fins utiles, il peut être déduit de l’article R223-20 du Code de Commerce qu’une fois le consentement de l’associé obtenu pour une convocation par voie électronique, il n’y a pas lieu de le réitérer à chaque tenue d’assemblée générale d’approbation des comptes.
En effet, l’article R223-20 du Code de Commerce dispose que « Les associés qui ont consenti à l’utilisation de la voie électronique peuvent, par cette voie ou par lettre recommandée, demander le retour à un envoi postal au moins 20 jours avant la date prévue de l’assemblée suivante ».
Par précaution, il peut être utile de faire un envoi de consentement pour chaque assemblée ne serait-ce que pour vérifier que les adresses électroniques sont toujours valables !
Enfin, il importe de rappeler que chaque convocation devra comporter les documents de renseignements légaux prévus à l’article R223-18 à savoir : comptes annuels, rapport de gestion et texte des résolutions proposées.
- SAS
L’article L227-9 du Code de Commerce pose le principe de la liberté statutaire :
Les statuts déterminent les décisions qui doivent être prises collectivement par les associés dans les formes et les conditions qu’ils prévoient.
En conséquence :
La CONVOCATION ELECTRONIQUE DES ASSOCIES POSSIBLE SI AUTORISEE/PREVUE DANS LES STATUTS.
II. TENUE ELECTRONIQUE DE LA REUNION
- SARL
L’article L223-27 du Code de Commerce dispose que :
« Les décisions sont prises en assemblée »
En conséquence :
La TENUE DE l’ASSEMBLEE GENERALE NE PEUT ETRE ELECTRONIQUE. Une réunion physique est nécessaire.
- SAS
L’article L227-9 du Code de Commerce pose le principe de la liberté statutaire :
« Les statuts déterminent les décisions qui doivent être prises collectivement par les associés dans les formes et les conditions qu’ils prévoient. »
En conséquence :
La TENUE DE l’ASSEMBLEE GENERALE ELECTRONIQUE PEUT ETRE PREVUE DANS LES STATUTS.
III. SIGNATURE ELECTRONIQUE DU PV d’AG (Procès-verbal d’assemblée générale)
- SARL et SAS
Pour les SARL :
Depuis décret du 31.10.2019 n°2019-1118 en son article 1 codifié à l’article R221-3 al.3 du Code de Commerce.
Pour les SAS :
Depuis décret du 31.10.2019 n°2019-1118 en son article 11 codifié à l’article R.227-1-1 du Code de Commerce.
Les PV d’AG d’approbation des comptes annuels peuvent être établis et signés par voie électronique.
Sous réserve qu’il s’agisse d’une signature électronique répondant aux exigences des signatures électroniques avancées prévues par l’article 26 du Règlement UE n°910/2014 du Parlement Européen et du Conseil du 23.07.2014. Les procès-verbaux sont datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.
IV. DEPOT ELECTRONIQUE/DEMATERIALISE DES COMPTES ANNUELS
- SARL et SAS
Articles L232-21 à L232-23 et R123-77 du Code de Commerce
Le dépôt des comptes annuels peut se faire 100% dématérialisé depuis le 1er janvier 2023 via le Guichet Unique des Entreprises.
Dans quels délais les comptes annuels doivent être déposés ?
- Dans le délai de 1 mois à compter de l’approbation des comptes si le dépôt se fait par papier ;
- ou dans le délai de 2 mois toujours à compter de l’approbation des comptes si le dépôt se fait par voie dématérialisée (dépôt électronique).
Le dépôt par voie dématérialisé est à faire à compter du 1er janvier 2023 à l’INPI qui est devenue le Guichet Unique des Entreprises.
Pour le dépôt papier le greffe du tribunal de commerce reste compétent à ce jour.